Приказом Минтруда России от 20.09.2022 № 578н утверждены единые требования к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (зарегистрирован 30.09.2022 № 70317).
Установлено, что документ, связанный с работой, оформленный в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, должен состоять из следующих структурных элементов:
- основная часть электронного документа, представленная в виде документа в электронном виде в формате PDF/A-1A;
- приложения к основной части электронного документа, представленного в виде файла в электронном виде, в форматах, предназначенных для текстовых, табличных, графических и структурированных данных;
- электронная подпись (при наличии) основной части документа и приложения к основной части электронного документа;
- машиночитаемая доверенность, выданная для подписания электронного документа;
- описание электронного документа, сформированное в структурированном виде, в отдельном файле формата XML.
Устанавливаются коды для следующих документов или иных сведений, связанных с работой, оформляемых в письменном виде:
- прием на работу,
- рабочее время и время отдыха,
- материальная ответственность,
- оплата труда,
- охрана труда,
- образование работника,
- социальное партнерство,
- индивидуальные трудовые споры,
- персональные данные,
- изменение условий трудового договора,
- прекращение трудовых отношений,
- иные кадровые мероприятия.
Настоящий приказ вступает в силу с 1 марта 2023 года.