В соответствии с требованиями статьи 136 Трудового кодекса РФ, все работодатели без исключения обязаны выдать такую расшифровку начисленных и удержанных с работника сумм одновременно с выплатой ему денег, то есть в день зарплаты. Если эта обязанность не будет соблюдена, то штрафные санкции будут применены как к самой организации, так и к должностным лицам.
По требованию трудового законодательства каждый работодатель обязан закрепить порядок выдачи расчетных листков в своих локальных нормативных актах:
- трудовых договорах с работниками;
- в коллективном договоре;
- в учетной политике.
После этого работодатели и ИП обязаны соблюдать этот порядок. Расчетный листок можно выдавать не на бумаге, а в электронной форме, если это будет закреплено приказом по организации. В коллективном договоре также должна быть прописана возможность направления электронного письма с расчетным листком каждому работнику, при этом нарушения норм ТК не возникает, и Государственная инспекция труда не сможет привлечь руководителя компании, а также саму фирму-работодателя к административной ответственности.
Форма расчетного листка никакими централизованными нормативно-правовыми актами не утверждена, поэтому организация или ИП может разработать ее самостоятельно, утвердив приказом и включив в учетную политику.
Обычно в этом документе, чтобы не получить штраф, указывают:
- Сколько начислено по окладу или ставке;
- Сколько начислено по различным надбавкам (каждую указывать отдельной строчкой);
- Сколько начислено отпускных;
- Сколько начислено по больничным листам;
- Удержание НДФЛ;
- Прочие удержания, например по исполнительным листам;
- Выплаченный аванс.
Формировать расчетные листки можно с помощью специальных бухгалтерских программ в момент начисления заработной платы. Отдавать работникам следует, не дожидаясь от них отдельных требований.
Отсутствие разработанных расчетных листков и невыдача их на руки работникам грозит организации или предпринимателю-работодателю административным штрафом по статье 5.27 КоАП РФ. При этом, первоначально выявленное трудовыми инспекторами нарушение такого рода обойдется в сумму:
- от 30 000 до 50 000 рублей для организации;
- от 1000 до 5000 рублей для ИП;
- от 1000 до 5000 рублей для должностного лица, в частности, директорау или главногоу бухгалтера.
Повторное нарушение, за которое ранее уже трудовые инспекторы уже наказывали работодателя, увеличит размер штрафных санкций. Организации повторная невыдача расчетного листка грозит штрафом в размере от 50 000 до 70 000 рублей, а должностным лицам и ИП — от 10 000 до 20 000 рублей с возможной дисквалификацией на срок от 1-ого года до 3-х лет.