Минтруд разработал проект приказа, которым предложено утвердить правила формирования, ведения и хранения личных дел граждан и учетных дел работодателей в электронной форме.
Личное дело гражданина представляет собой совокупность информации, содержащейся в федеральной государственной информационной системе Единая цифровая платформа в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России» о гражданине, полученной и (или) сформированной при предоставлении гражданину мер государственной поддержки в сфере занятости населения.
Учетное дело работодателя – это совокупность информации, содержащейся в инфосистеме «Работа в России» о работодателе, полученной органами службы занятости при взаимодействии с работодателем.
Формирование учетного дела работодателя осуществляется при первом обращении работодателя в центр занятости населения за получением меры господдержки в сфере занятости населения, предусмотренной п. 13 ч. 3 ст. 28 Федерального закона «О занятости населения в Российской Федерации», или за дополнительными или иными мерами господдержки в сфере занятости населения.
Информация вносится в учетное дело работодателя в следующих случаях:
- предоставление работодателем сведений в соответствии с ч. 1 и 11 ст. 53 Федерального закона «О занятости населения в Российской Федерации»;
- прохождение профилирования работодателем;
- получение сведений от органов, предоставляющих государственные услуги, органов, предоставляющих муниципальные услуги, государственных внебюджетных фондов, иных государственных органов, органов местного самоуправления либо подведомственных государственным органам или органам местного самоуправления организаций;
- предоставление работодателю основных, дополнительных и иных мер государственной поддержки в сфере занятости населения.
Стандартный срок хранения сведений учетного дела работодателя – 3 года. При наличии ряда сведений, прописанных в приложении к Правилам, срок хранения сведений учетного дела работодателя продлевается до 5 лет.