Минтруд разработал проект приказа, которым предложено утвердить правила формирования, ведения и хранения личных дел граждан и учетных дел организаций в электронной форме.
Личное дело гражданина представляет собой совокупность информации, содержащейся в федеральной информационной системе Единая цифровая платформа в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России». Эти сведения формируются и хранятся при предоставлении гражданину мер поддержки в области занятости населения.
Учетное дело работодателя — это данные, содержащиеся в инфосистеме «Работа в России», которые органы занятости собирают при взаимодействии с организацией.
Формирование учетного дела начинается с первого обращения компании в центр занятости населения для получения мер поддержки, предусмотренных п. 13 ч. 3 ст. 28 Федерального закона «О занятости населения в Российской Федерации», или других видов помощи в сфере занятости.
Информация вносится в учетное дело в следующих случаях:
- предоставление данных в соответствии с ч. 1 и 11 ст. 53 Федерального закона «О занятости населения в Российской Федерации»;
- прохождение профилирования компанией;
- получение сведений от структур, оказывающих государственные или муниципальные услуги, внебюджетных фондов, местных администраций или их подведомственных организаций;
- предоставление основных, дополнительных и иных мер поддержки в области занятости.
Стандартный срок хранения учетного дела — 3 года. При наличии отдельных видов данных, указанных в приложении к Правилам, срок может быть продлен до 5 лет.